【ブログ】会議改革で働き方改革

皆さまこんにちは！かのさん中小企業診断士事務所の松田と申します。

長すぎる、非効率、と批判されることが多い会社の会議ですが、皆さまの会社ではいかがでしょうか。
「目的がはっきりしない、決まらない、長い」という状態に陥ってはいませんでしょうか？

今回は、「会議改革で働き方改革」と題して、非効率化しがちな会議を改革するために、特に大切な3つのポイントをご紹介します。

＜会議改革で特に大切な3つのポイント＞

• 目的・目標・議題（アジェンダ）をちゃんと決める
• 会議時間は長くても1時間までにする
• 決定事項・宿題は記録を取り、参加者間で共有する

では、これらの３つのポイントを順番にご説明いたします。

 

① 目的・目標・議題（アジェンダ）をちゃんと決める

意外にも「目的・目標・議題（アジェンダ）」がしっかりと定まっていない会議（曖昧な会議）が、企業内で散見されることがあります。

参加者を招集する前に「何のためにする会議なのか」という目的や、
「どこまで議論できればよいのか、何を決めたいのか」という目標、
「議論すべき項目はなにか」という議題（アジェンダ）を、決めることで驚くほど会議が効率化します。

召集前だけでなく、会議開始冒頭に「目的・目標・議題（アジェンダ）」を、参加者間で共有すると、さらに効果的でしょう。

 

② 会議時間は長くても1時間まで。15分刻みで設定する

会議が長時間化し「だらだら」した雰囲気になってしまう原因の一つに、「会議時間をちゃんと設定していない」という問題点が挙げられます。

「会議時間をそもそも意識していない」
「時間設定は常に1時間単位」という企業では、長くてだらだらした会議が発生しがちです。

やむを得ない場合を除き、会議は長くても1時間、必要な時間を15分単位で設定、というルールを決め、
ルール遵守していくことで、「締まりのあるきびきびした会議」ができるようになります。

 

③ 決定事項・宿題は記録を取り、参加者間で共有する

せっかく実施した会議をしたのに、「決定事項・宿題事項」をちゃんと記録せず、
会議で得た結論が骨抜きになってしまっている場合はありませんか？

「何が決まったか、人によって認識がまちまち」
「決定事項を忘れてしまい次の会議でまた同じ議論」
さらには「次回までにやってくると決めたはずの宿題は忘却の彼方…」となってしまっては、会議を開催した意味がありません。

決定事項・宿題事項は記録を取り参加者間で共有しておくことで、会議後の動きが大きく変わります。

議事録を取れるのならばさらに素晴らしいです。
しかし、議事録は書くのも読むのも時間を要します。
現在議事録を作成する習慣がない企業さまであれば、まずは「決定事項・宿題事項」の共有から始めることをお勧めします。

 

今回は、会議改革を図るうえで特に大切な３つのポイントをご紹介しました。もし、会社内の会議運営や仕事の進め方でお困りのことがあれば、是非当事務所にご相談ください。
かのさん中小企業診断士事務所が、皆様の働き方改革をご支援いたします。

 

以上、松田でした。

当事務所へのお問合せはこちらからどうぞ！

 

まつだだいすけ / Daisuke Matsuda 中小企業診断士 育児に奔走中の熱血系コンサルタント。金融に強みを持つ。事務所ブログの運営担当として初登場です！